Hybridmöten, alltså en kombination av fysiska möten på en gemensam plats och digitala möten är ett tänkbart alternativ för den fortsatta mötesverksamheten under coronapandemin. Genom denna form av möten blir det möjligt för alla medlemmar i klubben att vara med på klubbmötena efter vars och ens förutsättningar. Men hybridmöten ställer mycket större krav på de tekniska lösningarna än ett rent webbmöte. Som en uppföljning till vårt webbinar om hur vi startar upp Rotary igen är här därför några tips om hur man genomför hybridmöten.
Föredragsdelen av Rotarymötet är relativt lätt att dela under ett hybridmöte. Till och med mycket enkelt om föredragshållaren är en av online-deltagarna. Interaktivitet och nätverkande som inkluderar samtliga mötesdeltagare kräver däremot planering och praktiska försök samt en utvecklingsprocess som bygger på den enskilda klubbens förutsättningar. En enklare variant av hybridmöte kan därför även vara att enbart visa föredraget via webben.
Man bör dock betänka att nyckelorden för lyckade hybridmöten är inkluderande och likabehandling. Under de interaktiva delarna av mötet – måltidssamtal, frågestund, diskussioner, beslut – bör målsättningen vara att online-deltagare kan vara med i mötet på – så långt det är praktiskt möjligt – samma villkor som deltagarna i lokalen. Klubbens verksamhet bygger ju på gemenskap.
De väsentliga faktorerna är
- online-deltagarna syns för de fysiska deltagarna
- online-deltagarna ser deltagarna i lokalen
- alla deltagare kan begära ordet lika lätt, vare sig de är online eller i lokalen
- bra ljud online från inlägg och kommentarer som görs i lokalen
- facilitering av mötet för att säkerställa målsättningen med hybridformatet
Förutom tillgång till ett videomötessystem ställer ett lyckat hybridmöte krav på teknisk utrustning och framförallt en eller helst flera personer med kompetens att koordinera/facilitera mötet. Ljudupptagning från det fysiska mötet är en stor utmaning när man har begränsad budget. Utmaningen med ljudet förstärks i en lokal där många fysiska mötesdeltagare ska sitta med avstånd.
Miniminivå av teknik i lokalen är – förutom den vanliga projektorn med högtalare – en dator med separat webbkamera på kamerastativ. Datorn används för både videomöte och föredragsbilder. Webbkameran flyttas och riktas under mötet mot olika delar av rummet så att online-deltagarna får närvarokänsla. Använd helst webbkamerans mikrofon eftersom den kommer att vara närmare ljudkällan än datorns inbyggda mikrofon. Alternativt en iPad eller telefon på stativ (iPad har mycket bra ljudbehandling!) medan föreläsaren visar bilder från sin dator som vanligt.
Det är svårt att få bra ljud till online-deltagarna, särskilt i en större lokal. Det går att behålla viss interaktivitet med online-deltagarna under presentation med bilder genom att t ex låta ett chattfönster vara öppet vid sidan om videokonferensfönstret och att klubbens ”hybridfacilitator” kör datorn och sköter bildväxlingen åt föredragshållaren. Ambitiösare teknikalternativ beskrivs i referensmaterial 1 nedan.
Ett helt hybridmöte bör inte spelas in och läggs ut publikt utan att alla deltagarna i det fysiska mötet skriftligt har godkänt att detta görs. Detta styrs av GDPR och är något vi måste följa.
Hybridklubb?
En hybridklubb varvar online-möten med fysiska möten. Inför hösten 2020 kan det vara en idé för klubbar som vill pröva olika verksamhetsformer, men vill undvika de teknik- och andra utmaningar som ett hybridmöte medför.
En hybridklubb varvar online-möten med fysiska möten. Inför hösten 2020 kan det vara en idé för klubbar som vill pröva olika verksamhetsformer, men vill undvika de teknik- och andra utmaningar som ett hybridmöte medför.
Utomhusmöten
Slutligen ska också nämnas att uppfinningsrikedomen har varit stor inom Rotary under våren och sommaren. Många klubbar har haft utomhusaktiviteter: promenader "walk-and-talk", besök på utomhuscaféer, hämta mat utanför restaurang och ta med till park, boule-kväll, grillkväll i stor trädgård. Och så vidare. Till och med lunch som körts hem till varje medlem och ätits gemensamt online. Se Rotary Norden nr 4, sid 22-23 och sid 48-49.
Hur hittar man andras program/evenemang?
Programmet för de flesta klubbarna i distriktet finns här på hemsidan under menyn På Gång. Förutsättningen är att klubben har delat sitt program med distriktet. I distriktets veckobrev, som kommer ut till alla medlemmar i distriktets klubbar, finns alla dessa program också med.
En nyhet i veckobrevet är att vi numera även visar programmen för de klubbar i vårt norra granndistrikt 2400 som ligger i gränstrakterna mot vårt distrikt. Det har blivit möjligt genom att även 2400-distriktet håller på att byta till ClubRunner som verksamhetsstöd.
List of Online Rotary Club Meetings Around the World är ett spännande klubbinitiativ i dessa tider. Här kan klubbar med onlinemöten lägga in sin information för att sprida den runt om i världen.
Referensmaterial
Här ett axplock av material på nätet om onlinemöten och hybridmöten. Googla på t ex "Rotary online meeting", "Rotary hybrid meeting".
- Hybrid Rotary Meetings Technology Guide - bra genomgång för olika ambitionsnivåer, vilken teknik respektive arbetsinsats som behövs, från zon 33-34.
- Nuts and Bolts of Managing a “Hybrid” Rotary Meeting - kortfattad guide från Upper Arlington RC.
- Don’t Leave Remote Participants Hanging: 8 Tips for a Meeting of Equals - handfasta tips om genomförande av hybridmöte., från företaget Lucid, The Meeting Innovation Company.
- On Hybridity and conference presentations… - intressanta erfarenheter från en hybridworkshop i Online Learning Consortium (Boston/USA).
- Kochrezept für Hybrid-Meetings – "Digital is so yesterday! Die Zukunft gehört den hybriden Kultur- und Arbeitstechniken" säger distrikt 1940!
- Keep Your District And Club Members Connected With Online Meetings – guide för Rotarymöten online, från zon 26-27.
- Taking your club online – ur The Rotarian, intervju med Charlotte Ahlberg of Färjestaden, Sweden som har jobbat mycket med e-klubbar.
- RI Learning Center: Club Online Meetings
- Om Mark Maloney kan, då kan alla ... – videointervju (16 min) med RI-presidenten om hans erfarenheter av alternativa mötesformer.
- Folkhälsomyndighetens Frågor och svar om regler för restauranger, krogar m m.
Denna artikel är en bearbetning av en artikel som har skrivits av Anders Tihkan i distrikt 2370 (Stockholm/Sörmland samt Gotland). Tack Anders för det fina samarbetet mellan distrikten!